SCM DALAM PROSES BISNIS (PENULISAN 20)

PENTINGNYA SUPPLY CHAIN MANAGEMENT DALAM PROSES BISNIS

Pada masa lalu di sebuah perusahaan untuk pengiriman produk menggunakan perkiraan dan terkadang tidak sesuai dengan permintaan pasar, mulai dari pengaturan inventory, pengiriman produk hingga pemenuhan akhir ke konsumen. Saat ini keadaan mulai berubah karena dari pihak industri sudah mulai sadar akan perlunya kolaborasi dengan partner, seperti supplier, distributor, dan customer, baik itu customer bisnis maupun individu. Customer dan supplier berkumpul secara bersama- sama dalam membicarakan keuntungan, kebutuhan yang lebih baik atas proses supply chain management berikut sistemnya yang jelas lebih banyak bermanfaat dan mendatangkan tingginya prioritas bisnis. Pelaku industri mulai sadar bahwa untuk menyediakan produk yang murah, berkualitas, dan cepat, perbaikan di internal perusahaan manufaktur adalah tidak cukup. Peran serta supplier, perusahaan transportasi dan jaringan distributor adalah dibutuhkan. Kesadaran akan adanya produk murah, cepat dan berkualitas inilah yang membuat lahirnya konsep Supply chain  management (SCM) pada tahun 1990-an.

1.      Pengertian SCM

Supply Chain Management (SCM) adalah serangkaian kegiatan yang meliputi koordinasi, penjadwalan, dan pengendalian terhadap pengadaan, produksi, persediaan dan pengiriman produk ataupun layanan jasa kepada pelanggan yang mencakup administrasi harian, operasi , logistik dan pengolahan informasi mulai dari customer hingga supplier.Untuk penjelasan singkatnya Supply Chain Management (SCM) adalah mekanisme yang menghubungkan semua pihak yang bersangkutan dan proses berubahnya bahan baku menjadi sebuah produk. Pihak yang ikut serta adalah yang bertanggung jawab untuk memberikan barang – barang jadi hasil produksi ke customer pada waktu dan tempat yang tepat dengan cara yang paling efisien.

·       Banyak  Pemasok

Dengan strategi ini, para pemasok menanggapi permintaan dan spesifikasi permintaan penawaran  dengan  pesanan  yang  akan  jatuh ke pihak  yang  memberikan  penawaran rendah.

·       Sedikit Pemasok

Strategi ini mengimplikasikan bahwa untuk mendapatkan     harga&biaya yang rendahdiperlukan hubungan kemitraan yang baik dan kondusif sehingga dalam jangka panjang akan terbentuk  loyalitas  bisnis antara kedua belah pihak.

·   Integrasi Vertikal Pembelian bahan baku dapat diperluas untuk membentuk integrasi vertical yaitu mengembangkan kemampuan untuk memproduksi barang&jasa yang sebelumnya dibeli daripemasok atau membeli perusahaan pemasok&distributor.

·        Jaringan Keiretsu

Membuat pemasok menjadi bagian dari koalisi yang menunjukkan rantai afiliasi dalamhubungan jangka panjang. Dalam -airetsu ada kaitan antara pabrikan, pemasok, distributor,dan kreditor yang merupakan mitra bisnis.

Perusahaan Maya (Virtual /Company) Pemanfaatan pemasok non formal yang bersifat individual maupun kelompok kecil yang efisien telah memberikan dampak positf  bagi peningkatan efisiensi dalam biaya pembelian bahan

2.      Komponen SCM

Supply Chain Management memiliki 3 Komponen, yang di antaranya adalah Upstream Supply Chain Management yaitu sebuah proses dimana perusahaan mendapatkan supplier dari pihak luar untuk mendapatkan bahan baku. Kemudian komponen yang kedua adalah Internal Supply ChainManagement yaitu sebuah proses dimana terjadinya perubahan dari bahan baku menjadi sebuah produk jadi. Komponen terakhir SCM adalah Downstream Supply Chain Managament yaitu sebuah proses dimana pendistribusian barang oleh perusahaan ke customer yang dimana biasanya dilakukan oleh eksternal distributor.

3.      Proses SCM

Berikut ini adalah proses pada Supply Chain Management (SCM) yang dilibatkan dalam SCM.

·         Customer

Pada sebagian perusahaan,customer merupakan mata rantai pertama yang memberi order. Customer memutuskan untuk membeli produk yang ditawarkan oleh perusahaan yang bersangkutan dengan menghubungi departemen sales perusahaan tersebut. Informasi penting yang terdapat dalam pesanan tersebut diantaranya seperti tanggal pengiriman produk dan jumlah yang diinginkan untuk produk yang dipesan.

·         Planning

Setelah custumer membuat pesanan yang diinginkan, Planning department akan mempersiapkan perencanaan produksi untuk memproduksi produk yang dibutuhkan oleh customer. Pada tahap ini, departemen planning juga menyadari akan adanya kebutuhan terhadap bahan baku dan bahan – bahan pendukungnya.

·         Purchasing

Setelah menerima perencanaan produksi, dalam hal ini adalah kebutuhan terhadap bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya, Departemen pembelian atau Purchasing Departemen Akan melakukan pemasukan bahan mentah dan bahan pendukungnya serta menetapkan tanggal penerimaan dan jumlah yang dibutuhkan.

·         Inventory

Bahan mentah dan bahan pendukung yang telah diterima oleh pabrik akan diperiksa kualitas dan ketepatan jumlahnya kemudian disimpan didalam Gudang untuk kebutuhan produksi.

·         Production

Bagian produksi akan menggunakan bahan mentah dan bahan pendukung yang dipasok oleh supplier tersebut untuk melakukan proses produksi hingga menghasilkan barang jadi yang dibutuhkan oleh customer. Barang jadi yang telah diproduksi ini kemudian dimasukan ke gudang dan siap untuk dikirim ke customer sesuai dengan jadwal yang di tentukan.

·         Transportation

Departemen pengiriman atau Shipping akan mengatur waktu keberangkatan barang jadi ( Finished Products ) yang di Gudang tersebut dengan jadwal yang diinginkan oleh customer.

Supply Chain Management (SCM) adalah suatu sistem antar fungsi-fungsi operasional yang strategis dalam suatu organisasi, yang berperan dalam mengelola tugas-tugas yang berhubungan dengan pemenuhan kebutuhan pasokan di semua lini, mulai dari proses hulu, proses internal, hingga proses hilir, yang dilaksanakan secara; terpadu, terencana, terukur, efektif, dan efisien.

Proses SCM dapat berjalan dalam semua bentuk kegiatan operasional, mulai dari kegiatan produksi di manufaktur atau lembaga riset, proses distribusi dalam kegiatan perdagangan, sosial, hingga bantuan kemanusiaan, serta proses pelayanan aktivitas jasa, mulai dari pekerjaan konstruksi, proyek teknologi informasi, penyelenggaraan event, hingga proses pelayanan birokrasi.

Komponen penting dalam proses Hulu ke Hilir (End to End) Supply Chain Management (SCM), yaitu;

a.         Rantai Suplai Hulu (Upstream Supply Chain)

Proses hulu supply chain meliputi aktivitas dari suatu organisasi korporasi atau institusi dengan para rekanan pemasok (yang mana dapat berupa manufaktur, agen tunggal, distributor, pedagang eceran, perantara, hingga penyedia layanan jasa). Dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah proses pengadaan barang/jasa.

b.         Rantai Suplai Internal (Internal Supply Chain)

Proses rantai suplai internal meliputi semua proses penerimaan barang ke gudang, serahterima kepada pengguna akhir, atau pelaksanaan layanan jasa yang disediakan penyedia, agar dapat digunakan untuk keperluan proses rantai supai internal, baik penggunaan untuk keperluanoperasional, program kerja, produksi, dan alokasi persediaan. Dalam internal supply chain, aktivitas yang utama adalah proses pengendalian mutu, penyimpanan, dan pengendalian persediaan.

c.          Rantai Suplai Hilir (Downstream Supply Chain)

Proses rantai suplai hilir meliputi semua aktivitas yang melibatkan proses transportasi dan distribusi dari alokasi persediaan atau barang yang tersedia, kepada para penerima akhir, di dalam rantai suplai hilir, yaitu para pengguna, penerima manfaat, atau konsumen akhir, Dalam downstream supply chain, aktivitas yang utama adalah proses transportasi, distribusi, serah terima, dan layanan purna jual.

3 CONTOH PERUSAHAAN

1. Carrefour Indonesia

SCM sebenarnya sudah dikembangkan di perusahaannya sejak lama ketika Carrefour baru memiliki beberapa gerai. dan yang dikembangkan masih sangat sederhana. Fungsinya hanya untuk membantu proses penerimaan barang di gerai. (menurut Bayu A. Soedjarwo, Manajer Logistik Senior Carrefour)

Kemudian Carrefour membeli aplikasi untuk rantai pasok dan yang mampu menjalankan warehouse management system yaitu InfoLog. Semua proses dalam rantai pasokannya bias diintergrasikan dan memudahkan Carrefour dalam bekerja sama dengan para supplier meski tidak 100% terintegrasi seluruhnya. Untuk saat ini Carrefour masih berfokus pada efisiensi yang bisa diberikan dengan produk yang berkualitas dan harga yang kompetitif

Dalam proses rantai pasokan yang dijalankan, Carrefour menerapkan konsep Just-In Time (JIT) pada pusat disribusi atau distribution center yang bertujuan untuk mengefisiensikan proses sehingga tidak perlu adanya stok dalam pusat distribusi. Metode ini memungkinkan prosesnya lebih transparan dalam distribusi produk karena tidak ada produk yang terdegradasi (tertinggal) di gudang.

Dalam aplikasi InfoLog yang dijalankan Carrefour terdapat beberapa proses bisnis yang dijalankan yaitu :

·         Inbound Logistics

·         Perencanaan dan pengadaan persediaan

·         Operasi Gudang

·         Outbound Logistics

·         Pelaporan

Keseluruhannya dimuat dalam 4 modul yang berbeda yang keluarannya berupa laporan yang diperlukan manajemen dan operator sebagai pertimbangan untuk pengambilan keputusan teknis dan strategis.

2. PT Frisian Flag Indonesia

Pada awalnya FFI menggunakan Prism sebagai sistem back office yang menopang proses penjadwalan produksi dan purchasing order, tanpa menggunakan modul Material Resource Planning (MRP). Hal ini yang menyebabkan user harus mengecek langsung ke sistem untuk monitoring pengadaan barang, baru diputuskan kapan pengadaan bahan baku dilakukan. Untuk urusan logistik dan transportasi digunakan submodul terpisah, dimana jika ingin memproses laporan semua data harus dipindah ke aplikasi keuangan terlebih dahulu.

Dapat disimpulkan bahwa sistem ini jarang melakukan pengolahan proses dan lebih banyak melakukan pencatatan saja. Sehingga banyak persoalan muncul karena sistem yang kurang terintegrasi ini. Rantai produksi dan SCM, mulai dari pengadaan hingga penjualan produk terhambat karena sharing informasi yang tidak berjalan lancar. Apalagi untuk pelaporan yang cepat, sangat sulit dilakukan mengingat data harus didownload dan diolah di aplikasi lain.

Untuk dapat mengimplementasikan produksi dan SCM dengan baik, maka perusahaan susu yang bermarkas pusat di Belanda ini memutuskan untuk memperbarui infrastruktur IT nya dengan mengaplikasikan electronic-Supply Chain Management (e-SCM) yang berjalan paralel dengan ERP untuk tahap awal. Selain itu juga dikembangkan sistem secondary sales berbasis web untuk 150 distributor di Indonesia.

Di tahun 2005 FFI mulai mengimplementasikan sistem ERP baru yaitu SAP untuk menggantikan Prism. Dalam pelaksanaannya, FFI menunjuk konsultan dari Singapura untuk membantu implementasinya. Dimulai dengan melengkapi data master hingga data pendukung seperti Lead Time, Safety Stock, Order Point, Delivery Window Time, dan lain-lain. Juga digunakan aplikasi middleware (EAI) untuk logistik dimana proses pengiriman produk jadi hingga sampai ke tangan pelanggan akan dihandle oleh bagian ini. Selain itu juga digunakan sistem bar code, jadi setiap bagian produksi menghasilkan satu barang jadi maka otomatis akan muncul label bar code nya sehingga mengurangi proses entry data. FFI membangun jaringan wireless di seluruh pabriknya, sehingga data yang diterima pemindai bar code dapat segera masuk ke dalam database.

Untuk hubungan dengan mitra bisnis, FFI menerapkan sistem Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR). Saat ini FFI dalam tahap akhir penerapan sistem traceability dengan menggunakan pemindai bar code dan teknologi Radio Frequency Identification (RFID) yang mencakup tahapan mulai penerimaan bahan baku, produksi, hingga menghasilkan barang jadi.

Jaringan Perusahaan-Perusahaan Yang Ada Pada Rantai Pasok

Jaringan perusahaan yang terlibat di FFI cukup banyak. Dimulai dari perusahaan penyedia hewan sebagai bahan baku susu, perusahaan pengemasan, pengadaan barang dan lain sebagainya. Lalu ada juga bagian yang mengurus masalah order tracking, pemesanan oleh para distributor, pengiriman barang dan penjualan.

3. PT Aneka Tambang,Tbk

Aktivitas SCM pada PT. Aneka Tambang, Tbk dimulai dari dimulai dari pemasokan bahan baku untuk mengoptimalkan kegiatan operasional pabrik sampai dengan pengiriman barang – barang produksi (nickel, gold, bauksit) kepada buyer. Jadi dapat diartikan bahwa SCM merupakan suatu pendekatan yang digunakan untuk mengintegrasikan secara efisien pemasok (suppliers), pabrik (manufactures), gudang (warehouses), dan penyimpanan (stores), dengan demikian barang dagangan itu diproduksi dan di distribusikan dengan kuantitas yang benar , untuk lokasi yang benar dan waktu yang benar.

Keuntungan Supply Chain Management

·         Menurut Indrajit dan Djokopranoto adalah

1.1        Mengurangi inventori barang Inventori merupakan aset perusahaan yang berkisar antara 30%-40% sedangkan biaya penyimpanan barang 20%-40% dari nilai barang yang disimpan

1.2        Menjamin kelancaran arus barang. Rangkaian perjalanan dari bahan baku sampai barang jadi dan di terima oleh pemakai/pengguna merupakan suatu mata rantai yang

1.3        Menjamin mutu. Jaminan mutu juga merupakan serangkaian mata rantai panjang yang harus dikelola dengan baik karena mutu barang jadi ditentukan tidak hanya oleh proses produksi tetapi juga oleh mutu bahan mentahnya dan mutu keamanan dalam pengirimannya.

5 komponen dasar SCM adalah (Worthen & Wailgum, 2008):

a. Plan (Perencanaan)

Awal kesuksesan SCM adalah pada proses penentuan strategi SCM. Tujuanutama dari proses perumusan strategi adalah agar tercapainya efisiensi dan efektivitasbiaya dan terjaminnya kualitas produk yang dihasilkan hingga sampai ke konsumen.

b. Source (Sumber Barang)

Perusahaan harus memilih supplier bahan baku yang kredibel dan senggup untuk mendukung proses produksi yang akan dilakukan. Oleh sebab itu manejer SCM harusdapat menetapkan harga, mengelola pengiriman dan pembayaran bahan baku, sertamenjaga dan meningkatkan hubungan bisnis terhadap supplier.

c. Make (Manufacturing)

Komponen ini adalah tahap manufacturing. Manejer SCM melakukanpenyusunan jadwal aktivitas yang dibutuhkan dalam proses produksi, uji coba produk,pengemasan dan persiapan pengiriman produk. Tahap ini merupkan tahap yang palingpenting dalam SCM. Perusahaan juga harus mampu melakukan pengukuran kualitas,output produksi, dan produktivitas pekerja.

d. Deliver (Pengiriman)

Perusahaan memenuhi order dari permintaan konsumen, mengelola jarigangudang penyimpanan, memilih distributor untuk menyerahkan produk ke konsumen,dan mengatur sistem pembayaran.

e. Return (Pengembalian)

Perencana SCM harus membuat jaringan yang fleksibel dan responsif untuk produk cacat dari konsumen dan membentuk layanan aduan konsumen yang memilikimasalah dengan produk yang dikirimkan.Dengan demikian, hendaknya perusahaan selalu membuat laporan performansibisnis mereka secara rutin. Sehingga pimpinan perusahaan dapat mengetahui perubahanperforma bisnis yang telah dilakukan sesuai dengan tujuan awal dari SCM yang telahditetapkan.